Refus de paiement des heures supplémentaires : comment prouver vos heures devant l’employeur ?

Je suis salarié et je réalise beaucoup d’heures supplémentaires. Mon employeur refuse de me les payer. 

Comment puis-je les prouver ?

Selon l’article L3171-4 du Code du travail, la charge de la preuve des heures supplémentaires est partagée entre le salarié et l’employeur.

Ces dispositions prévoient en effet que :

« En cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.
Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles.
Si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable ».

La jurisprudence, aujourd’hui bien établie, de la Cour de Cassation, prévoit que les éléments de preuve soient examinés en deux temps.

Le salarié doit d’abord présenter des éléments suffisamment précis sur les heures non rémunérées qu’il prétend avoir accomplies, permettant à l’employeur de répondre utilement. Le juge forme ensuite sa conviction en tenant compte de l’ensemble des éléments produits par les deux parties.

Le salarié qui est en demande devant le Conseil de Prud’hommes doit donc fournir au préalable des justificatifs, des preuves plausibles, comme un tableau récapitulatif mensuel ou hebdomadaire des heures alléguées.

Ces éléments n’exigent pas une preuve parfaite, mais doivent être suffisamment précis pour que l’employeur puisse y répondre. Un simple décompte manuscrit ou des relevés d’heures sur un agenda, de préférence jour par jour, a été considéré comme suffisant pour transférer la charge de la preuve à l’employeur.

En effet, l’employeur, responsable du contrôle de la durée du travail (articles L. 3171-2 et L. 3171-3), doit alors produire en réponse des justificatifs, tels que les relevés d’horaires, pointages ou systèmes d’enregistrement automatique fiables.

A partir de là, la Cour de cassation casse régulièrement les décisions des Cours d’Appel qui ne font pas droit aux demandes de rappels d’heures supplémentaires des salariés, considérant et rappelant régulièrement que :

« En statuant ainsi, alors qu’il résultait de ses constatations, d’une part que le salarié présentait des éléments suffisamment précis pour permettre à l’employeur de répondre, d’autre part que ce dernier ne produisait aucun élément de contrôle de la durée du travail, la cour d’appel, qui a fait peser la charge de la preuve sur le seul salarié, a violé le texte susvisé ».

La jurisprudence de la Cour de cassation considère également que des relevés d’amplitude horaire présentés par le salarié sont des éléments suffisants de preuve des horaires de travail réalisés par celui-ci si l’employeur ne produit aucun élément contraire de nature à justifier les horaires effectifs du salarié.

Par exemple dans un arrêt récent en date du 4 octobre 2023 (n° 22-16.586), la Cour de cassation a cassé l’arrêt d’appel qui a débouté le salarié de sa demande de rappel d’heures supplémentaires à la suite du pourvoi formé par le salarié qui faisait :

« Grief à l’arrêt de le débouter de sa demande en paiement d’une certaine somme à titre de rappel d’heures supplémentaires, alors « qu’en cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’ heures de travail accomplies, il appartient au salarié de présenter, à l’appui de sa demande, des éléments suffisamment précis quant aux heures non rémunérées qu’il prétend avoir accomplies afin de permettre à l’employeur, qui assure le contrôle des heures de travail effectuées, d’y répondre utilement en produisant ses propres éléments ; qu’en l’espèce, la cour d’appel a constaté que M. [V] versait aux débats, d’une part, des mails pour la période courant du 2 avril 2016 au 31 mars 2018 envoyés tôt le matin avant 8h et le soir après 19h, le vendredi dans la nuit et le samedi matin », d’ autre part, un tableau excel récapitulant, sur la même période, le nombre d’heures supplémentaires effectuées par semaine » que, pour débouter M. [V] de sa demande de rappel d’ heures supplémentaires , la cour d’appel a retenu qu’il ne produit pas de décomptes des horaires réalisés jour par jour avec la précision de l’heure d’arrivée et celle de départ », que les suppléments allégués proviennent uniquement d’un calcul d’amplitude horaire entre l’heure de rédaction du premier et du dernier courriel du jour », qu’ à défaut d’élément complémentaire, les périodes interstitielles entre deux envois ne sauraient être considérées nécessairement comme du temps de travail » et que l’activité professionnelle de M. [V] n’est manifestée que par une réponse ou un envoi de message électronique à une heure précise, sans que l’on puisse savoir s’il était sur son lieu de travail ou apportait une réponse brève par une messagerie électronique avant de vaquer à des occupations personnelles ni si son arrivée au travail n’a pas été elle-même décalée ou si son temps de pause n’a pas été compensé », étant encore relevé que la lecture des e-mails ne conduit pas non plus à imputer à l’employeur la responsabilité de ce dépassement horaire puisqu’aucun mail transmis ne justifie une réponse urgente » qu’estimant, que la base a minima de 15 heures supplémentaires par semaine invoquée par M. [V] ne serait davantage être retenue » et qu’ en l’absence éléments complémentaires, le calcul apparaît forfaitaire et au surplus inexact, puisque l’examen attentif du tableau proposé révèle que le salarié effectuait, certaines semaines, un nombre d’heures supplémentaires inférieur à ce minimum » la cour d’ appel en a déduit que ces éléments n’apparaissent donc pas suffisamment précis pour permettre à l’employeur d’y répondre utilement en fournissant ses propres éléments » qu’ en statuant ainsi, quand il résultait de ses constatations que M. [V] fournissait des éléments suffisamment précis pour permettre à l’employeur, qui assure le contrôle des heures de travail effectuées, d’y répondre la cour d’appel a fait peser la charge de la preuve sur le salarié en violation de l article L. 3171-4 du code du travail ».

Il convient de préciser que cette jurisprudence s’applique également aux cadres (non dirigeants) et même ceux qui sont aux forfaits, contrairement à une croyance erronée selon laquelle ces salariés ne seraient pas concernés par le paiement des heures supplémentaires.

Il est donc vivement conseillé d’enregistrer jour par jour les horaires réalisés dans un agenda par exemple ou un fichier Excel avec si possible, mais sans obligation, quelques précisions sur les tâches réalisées dans la journée.

En effet, dans le cas contraire, il sera très fastidieux de reconstituer les horaires passés réalisés sur 3 ans, délai de prescription pour les revendiquer.

Il convient encore de préciser dans cet article que contrairement à une autre idée souvent répandue, l’absence d’ordre exprès ou d’autorisation préalable de l’employeur ne dispense pas ce dernier de rémunérer les heures supplémentaires effectivement accomplies, dès lors que leur réalisation était nécessaire aux tâches confiées au salarié ou acceptée tacitement par l’employeur.

La Cour de cassation considère également que même si l’employeur a conditionné expressément le paiement des heures supplémentaires à son accord préalable « n’excluait pas en soi un accord tacite de l’employeur et qu’il résultait de ses constatations que celui-ci qui avait eu connaissance, par les fiches de pointage, des nombreuses heures supplémentaires effectuées par le salarié à l’exécution desquelles il ne s’était pas opposé, avait consenti à leur réalisation, la cour d’appel a violé les textes susvisés » 

(Cass. soc. 14 novembre 2018 ; 2 juin 2010 n°08-40628).